Compliance bedeutet die Einhaltung des geltenden Rechts und der dafür als erforderlich erachteten Regelungen. Das ist wesentlicher Bestandteil unserer Qualitätspolitik, eine Aufgabe für alle Beschäftigten der protec und unverzichtbare Grundlage sämtlicher unserer Tätigkeiten. Das Vertrauen von Kunden, Mitarbeitern und der Öffentlichkeit hängt ganz wesentlich von der Integrität und dem korrekten Verhalten jedes Einzelnen ab. Die Geschäftsführung trägt Sorge dafür, dass die festgelegten Standards im gesamten Unternehmen umgesetzt und gelebt werden und die Regelungen zur Einhaltung der Compliance bekannt sind, im Bewusstsein bleiben und befolgt werden. Als wesentliches Compliance-Ziel steht die Gewährleistung der Einhaltung strafbewehrter Regelungen, wie etwa das Verbot von Bestechung, Steuerhinterziehung oder unzulässiger Kartellabsprachen in unserem Fokus. Außerdem stellen das Unternehmen die Einhaltung sämtlicher Rechtsnormen, die sich etwa aus dem Steuer-, Bilanz-, Arbeits-, Sozial-, Datenschutz-, Umwelt- und Produkthaftungsrecht und ebenso aus dem Gesellschaftsrecht selbst ergeben können, sicher. Die protec ist darüber hinaus als öffentlicher Auftraggeber zur Einhaltung der gesetzlichen Regelungen über den Einkauf von Leistungen verpflichtet Ein wichtiger Baustein innerhalb der Compliance bilden daher die Regelungen über den Einkauf von Leistungen. Der Anspruch der protec geht grundsätzlich über die Einhaltung geltenden Rechts hinaus. Wir streben ein ethisch korrektes Verhalten an. Ein Verhalten ist dann ethisch korrekt, wenn es den allgemeinen Prinzipien integren und anständigen Handelns entspricht. Compliance-Verstöße sollen durch jeden Beschäftigten mitgeteilt werden, ohne dass dieser durch einen solchen Hinweis Nachteile erleidet. Hinweise werden auf Wunsch vertraulich behandelt.
(siehe Hinweisgebersystem)
Hinweisgebersystem / Ombudsperson
Bei der protec service GmbH ist als Bestandteil des Compliance-Systems ein Hinweisgebersystem in Form einer beauftragten Ombudsperson eingerichtet.
Diese Ombudsperson dient den Beschäftigten sowie Dritten (Lieferanten, Kunden, Geschäftspartnern) als ein weiterer Ansprechpartner zu den bereits bestehenden Möglichkeiten der unternehmensinternen Kommunikation.
Sie nimmt Hinweise auf Verstöße oder einen entsprechenden Verdacht gegen geltende Gesetze, geschlossene Verträge, verbindliche interne Richtlinien oder sonstige Bestimmungen (sogenannte Compliance-Verstöße) entgegen und bearbeitet diese mit entsprechender Vertraulichkeit. Die Ombudsperson ist jedoch keine allgemeine Beschwerdestelle.
Für die Beschäftigten besteht keine Verpflichtung, sich an die Ombudsperson zu wenden.
Die Tätigkeit der Ombudsperson wird durch Herrn Rechtsanwalt Jörn Beyer wahrgenommen. Er ist Mitarbeiter der Rechtsanwaltskanzlei HLP Rechtsanwaltskanzlei HLP HEIERMANN · LOSCH · RECHTSANWÄLTE in Hannover, Marienstraße 9-11 und steht für den vertraulichen Austausch zur Verfügung (E-Mail joern.beyer@hlp-rae.de / Telefon 0511 / 26 29 38 – 52).
Zwischen Herrn Beyer und der protec service GmbH besteht eine vertragliche Vereinbarung, die folgendes regelt: Entgegennahme und Bearbeitung von (auch anonymen) Hinweisen bzw. Informationen von Hinweisgebern, die ihre Identität zwar gegenüber der Ombudsperson offenbaren, die aber gegenüber der protec service GmbH nicht preisgeben wollen. Die Offenlegung der Identität des Hinweisgebers gegenüber der protec erfolgt dann nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Hinweisgebers.
Die Kosten für die Ombudsperson werden vollständig von der protec getragen.
Abschließend wird darauf hingewiesen, dass Herr Beyer ein anwaltliches Mandatsverhältnis mit dem Auftraggeber protec service GmbH hat. Er darf daher kein weiteres Mandatsverhältnis mit einem Hinweisgeber eingehen. Kern des Mandatsverhältnisses ist es jedoch, die Anonymität des Hinweisgebers gegenüber dem Unternehmen und, sofern keine verpflichtende Anordnung besteht, gegenüber den Ermittlungsbehörden zu wahren.
Gender-Hinweis
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.