Compliance bedeutet die Einhaltung des geltenden Rechts und der dafür als erforderlich erachteten Regelungen. Das ist wesentlicher Bestandteil unserer Qualitätspolitik, eine Aufgabe für alle Beschäftigten der protec und unverzichtbare Grundlage sämtlicher unserer Tätigkeiten. Das Vertrauen von Kunden, Mitarbeitern und der Öffentlichkeit hängt ganz wesentlich von der Integrität und dem korrekten Verhalten jedes Einzelnen ab. Die Geschäftsführung trägt Sorge dafür, dass die festgelegten Standards im gesamten Unternehmen umgesetzt und gelebt werden und die Regelungen zur Einhaltung der Compliance bekannt sind, im Bewusstsein bleiben und befolgt werden. Als wesentliches Compliance-Ziel steht die Gewährleistung der Einhaltung strafbewehrter Regelungen, wie etwa das Verbot von Bestechung, Steuerhinterziehung oder unzulässiger Kartellabsprachen in unserem Fokus. Außerdem stellen das Unternehmen die Einhaltung sämtlicher Rechtsnormen, die sich etwa aus dem Steuer-, Bilanz-, Arbeits-, Sozial-, Datenschutz-, Umwelt- und Produkthaftungsrecht und ebenso aus dem Gesellschaftsrecht selbst ergeben können, sicher. Die protec ist darüber hinaus als öffentlicher Auftraggeber zur Einhaltung der gesetzlichen Regelungen über den Einkauf von Leistungen verpflichtet Ein wichtiger Baustein innerhalb der Compliance bilden daher die Regelungen über den Einkauf von Leistungen. Der Anspruch der protec geht grundsätzlich über die Einhaltung geltenden Rechts hinaus. Wir streben ein ethisch korrektes Verhalten an. Ein Verhalten ist dann ethisch korrekt, wenn es den allgemeinen Prinzipien integren und anständigen Handelns entspricht. Compliance-Verstöße sollen durch jeden Beschäftigten mitgeteilt werden, ohne dass dieser durch einen solchen Hinweis Nachteile erleidet. Hinweise werden auf Wunsch vertraulich behandelt.
(siehe Hinweisgebersystem)
Hinweisgebersystem / Ombudsperson / Interne Meldestelle
Bei der protec service GmbH ist als Bestandteil des Compliance-Systems ein Hinweisgebersystem in Form einer beauftragten Ombudsperson eingerichtet. Die Ombudsperson übernimmt die Funktion der internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Sie dient den Beschäftigten sowie Dritten (Lieferanten, Kunden, Geschäftspartnern) als ein weiterer Ansprechpartner zu den bereits bestehenden Möglichkeiten der unternehmensinternen Kommunikation.
Die Ombudsperson nimmt Hinweise auf Verstöße oder einen entsprechenden Verdacht gegen geltende Gesetze, geschlossene Verträge, verbindliche interne Richtlinien oder sonstige Bestimmungen (sogenannte Compliance-Verstöße) entgegen, bearbeitet diese vertraulich und leitet sie zur Ergreifung von Folgemaßnahmen an die Geschäftsführung der protec service GmbH weiter, sofern diese nicht selber von der Meldung betroffen ist. Die Ombudsperson ist jedoch keine allgemeine Beschwerdestelle. Für die Beschäftigten besteht keine Verpflichtung, sich an die Ombudsperson zu wenden.
Die Tätigkeit der Ombudsperson wird durch Herrn Rechtsanwalt Jörn Beyer wahrgenommen. Er ist Mitarbeiter der Rechtsanwaltskanzlei HLP Rechtsanwaltskanzlei HLP HEIERMANN · LOSCH · RECHTSANWÄLTE in Hannover, Marienstraße 9-11 und steht für den vertraulichen Austausch zur Verfügung (E-Mail joern.beyer@hlp-rae.de / Telefon 0511 / 26 29 38 – 52).
Die redliche hinweisgebende Person, die ihre Meldung in gutem Glauben abgibt, hat mit keinerlei Nachteilen zu rechnen und wird vor möglichen Repressalien oder Benachteiligungen im Unternehmen geschützt. Herr Beyer nimmt auch anonyme Hinweise bzw. Informationen von Hinweisgebenden entgegen, die ihre Identität nicht oder zwar ihm gegenüber nicht aber gegenüber der protec service GmbH offenbaren wollen. Die Offenlegung der Identität des Hinweisgebers gegenüber der protec service GmbH erfolgt dann nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Hinweisgebers. Die Ombudsperson kann ggfs. von Behörden oder Gerichten zur Herausgabe der ihr bekannten Informationen verpflichtet werden.
Die Kosten für die Ombudsperson werden vollständig von der protec service GmbH getragen.
Abschließend wird darauf hingewiesen, dass Herr Beyer ausschließlich ein anwaltliches Mandatsverhältnis mit der protec service GmbH hat. Er darf daher im Zusammenhang mit einem Hinweis kein weiteres Mandatsverhältnis mit einem Hinweisgeber eingehen bzw. diesen nicht anwaltlich beraten.
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